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でっかいことに焦点を

【リブロジ018】4.2 1スライド1メッセージ/1パラグラフ1メッセージ

ここを読んでくれてる方に対しては釈迦に説法で申し訳ないけれど。

復習がてら、基本から入りましょう。

 

この話を具体的に守ることができているとわかりやすいスライドや文章に繋がる。できていないと、聞いてる人に伝わらず、聞いている人の頭に残りづらい資料に仕上がってしまう。

 

1スライド1メッセージにできていない場合、たいていは自分の頭の中が整理できていない。

あとそれを聞いた相手の質問を想定できていないと、自分よがりのスライドになってしまう。

難しいのは、聞く相手によって質問が変わること。部長や課長、新人では違うし、営業と生産でもまったく違う。

 

超絶な人は世の中にいると思うけど、基本的にはスライドや資料を作成する際にはそれを読む相手を具体的に決める方が良い。

 

スライドに取り組む前に整理することとして最低限下記は必要。

・相手の名前(ウェブ上に公開する際も、アバターとなる具体的な個人を考えた方が良いといわれている)

・相手の知りたいこと

・相手に取って欲しいアクション

これらを一度書き出して、骨子を作成する。

 

骨子の作成は、中身を自分が十分に把握していれば、パワーポイントの「アウトライン」機能が便利。

biz-drive.jp

手順

①要約(サマリー)を表紙の次のページに書く

②アウトラインでタイトルをザーッと書く

③タイトルの下に(タブキーを押すとページ内に書ける)要点を2,3書き出す。

これを1スライド30秒くらいでざーっと最後まで完了させる。

部分部分で完成度を高めていっても結局流れが変わると作り直しになる(私は何度もはまりましたこの落とし穴、、、)。

一方、全体像を把握してから中身を詰めていくと、手戻りが発生しにくい。

 

また、たくさんの仕事を抱えているあなた。

すべての資料を100点に持っていくことは難しいときがあると思います。

そんな時、資料の完成度として、

×前半100点、後半20点で時間切れ

よりは

○全体的に70点の仕上がり

の方がはるかに良い。

 

ここの割り切りは慣れるまで難しいと思うけれど、、、頭の片隅に置いておいて頂ければ。

 

そして、頭の中が整理できていない場合は

①A4の紙を多めに用意

②ペンで紙を4分割

③1枚あたり4スライドで下書き

がオススメ。

 

紙を使うとき、ある程度場所を区切っていたほうが何でもかんでも書かないで済む。

結果として、1スライド1メッセージに情報を圧縮しやすくなる。

 

情報を圧縮するためには、具体性をぎりぎりまで残しながら、抽象度を上げていき、同じ内容を「できるだけ短いメッセージ」に凝縮しようとする取り組みが重要。

 ※うーん、医者の不養生感で申し訳ありませんが。

 

ということでまとめ。

・1スライド1メッセージを意識

・相手、相手の知りたいこと、相手に取って欲しいアクションを明確化

・頭が整理されていればパワポのアウトラインで骨子作成。

・整理できていなければ紙を4分割して手書きで骨子作成。

こんな感じで進めてみてもらえればと思います。

 

最後に宿題。

・業務の内容で1つ骨子を紙に作成してみて下さい。最低8ページ(A41枚、両面)。

 

ほな!